Check-in im Team: Warum er Teamsitzungen besser macht
In Besprechungen ist nicht nur entscheidend, wer da ist, sondern auch, wie die Menschen da sind.
Denn niemand kommt völlig neutral in ein Meeting. Wir bringen immer etwas mit: Gedanken aus dem Termin davor, Zeitdruck, Ärger, einen Erfolg, Unsicherheit, Müdigkeit, Erwartungen – und manchmal auch private Themen, die gerade viel Raum einnehmen.
All das ist im Besprechungsraum vorhanden. Auch dann, wenn niemand darüber spricht.
Genau deshalb gehört ein guter Check-in für mich zu den einfachsten und gleichzeitig wirkungsvollsten Möglichkeiten, ein Gespräch, einen Workshop oder eine Teamsitzung gut zu beginnen.
Was ist ein Check-in im Team?
Ein Check-in ist eine kurze Einstiegsrunde zu Beginn eines Gesprächs oder Meetings. Dabei geht es nicht darum, ausführlich über das persönliche Befinden zu sprechen oder bereits alle aktuellen Themen zu bearbeiten.
Es geht vielmehr darum, kurz wahrzunehmen:
Wie bin ich heute da? Was beschäftigt mich? Und was davon ist für die gemeinsame Arbeit relevant?
Das kann wenige Minuten dauern. Oft reichen ein Wort, eine Zahl oder ein kurzer Satz.
Der Wert eines Check-ins liegt für mich vor allem in zwei Punkten: Beteiligung und besseres gegenseitiges Verstehen.
Check-in im Meeting: Beteiligung beginnt mit dem ersten Satz
Ich erlebe immer wieder, dass es einen Unterschied macht, ob eine Besprechung sofort mit dem ersten Tagesordnungspunkt startet oder ob zuvor jede Person einmal kurz zu Wort kommt.
Wer bereits am Anfang etwas gesagt hat, hat sich aktiv in das Gespräch eingebracht.
Die Person wurde gesehen und gehört.
Damit sinkt häufig auch die Schwelle, sich im weiteren Verlauf wieder einzubringen, Fragen zu stellen, eine andere Sichtweise anzusprechen oder auf etwas zu reagieren.
Gerade in Teams, in denen manche Menschen sehr schnell das Wort ergreifen und andere sich eher zurückhalten, kann ein Check-in helfen, von Beginn an einen gemeinsamen Gesprächsraum zu schaffen.
Eine Besprechung wird dadurch eher zu einem Austausch – und weniger zu einer Veranstaltung, in der einige wenige sprechen und die anderen zuhören.
Warum ein Check-in Missverständnisse im Team reduzieren kann
Der zweite wichtige Punkt betrifft die sozialen Prozesse im Team.
Menschen kommunizieren immer. Auch dann, wenn sie nichts sagen.
Eine Mitarbeiterin wirkt zurückgezogen. Ein Kollege antwortet knapp. Eine Person beteiligt sich ungewöhnlich wenig. Jemand reagiert gereizter als sonst.
Sehr schnell beginnen wir, solches Verhalten zu interpretieren:
„Sie interessiert sich offenbar nicht.“
„Er ist heute wieder schlecht drauf.“
„Sie hat wohl ein Problem mit dem Thema.“
Vielleicht stimmt diese Interpretation.
Vielleicht aber auch überhaupt nicht.
Die Mitarbeiterin hat möglicherweise gerade eine belastende private Situation. Der Kollege kommt aus einem schwierigen Kundengespräch. Eine andere Person steht vor einer wichtigen Deadline und ist gedanklich noch nicht wirklich angekommen.
Ohne Kontext interpretieren wir Verhalten. Und diese Interpretation kann falsch sein.
Ein kurzer Check-in löst solche Situationen nicht automatisch. Er kann aber dazu beitragen, Verhalten besser einzuordnen und Missverständnisse zu reduzieren.
Check-in im Coaching, in der Supervision oder im Teamworkshop
In meiner Arbeit als Coach und Supervisorin gehört der Check-in deshalb ganz selbstverständlich dazu.
Im Einzelcoaching interessiert mich zu Beginn nicht nur das Thema, das wir beim letzten Termin vereinbart haben.
Mich interessiert auch:
Wie ist die Person heute da?
Was beschäftigt sie aktuell?
Was wirkt möglicherweise aus dem Alltag nach?
Und welche Erwartungen hat sie an die heutige Einheit?
Manchmal zeigt sich dabei, dass ein ganz anderes Thema gerade wichtiger geworden ist.
Ein Coaching beginnt für mich deshalb nicht automatisch dort, wo wir beim letzten Mal aufgehört haben, sondern bei der Person, die heute vor mir sitzt.
Ähnlich ist es bei Teamworkshops: Auch dort treffen Menschen mit unterschiedlichen Erwartungen, Erfahrungen, Motivationen und manchmal auch Vorbehalten aufeinander.
Deshalb sind für mich zwei Fragen zu Beginn besonders interessant:
Wie bin ich heute da?
und
Was erwarte ich mir von diesem Workshop oder dieser Supervision?
Damit wird sichtbar, was die einzelnen Personen mitbringen – und was sie sich vom gemeinsamen Prozess erwarten.
Was hat ein Check-in mit einer normalen Teamsitzung zu tun?
Sehr viel.
Stellen wir uns eine ganz normale Abteilungsbesprechung vor: Montagmorgen, 9 Uhr. Acht Personen sitzen am Tisch. Eine Mitarbeiterin kommt gerade aus einem schwierigen Telefonat. Ein Kollege kämpft mit einer Deadline. Jemand freut sich über etwas, das am Freitag gut gelungen ist. Eine andere Person hat privat gerade viel zu tragen. Und jemand wartet schon seit Tagen darauf, ein wichtiges Thema anzusprechen.
Dann beginnt die Führungskraft: „Gut, dann starten wir mit Punkt eins.“
Daran ist grundsätzlich nichts falsch. Aber ein Teil dessen, was die folgende Stunde beeinflussen wird, bleibt unsichtbar.
Und genau deshalb kann sich ein kurzer Check-in auch in einer ganz normalen Teamsitzung lohnen.
Welche Vorteile hat ein Check-in im Team?
Ein Check-in kann mehrere Dinge gleichzeitig leisten:
Er hilft den Beteiligten zunächst, bewusst in der Besprechung anzukommen.
Er sorgt dafür, dass jede Person zumindest einmal kurz zu Wort kommt.
Er gibt der Führungskraft und dem Team ein Gefühl dafür, wie die Menschen gerade da sind.
Und er kann helfen, Spannungen, Belastungen oder Missverständnisse frühzeitig wahrzunehmen.
Nicht alles, was sichtbar wird, muss sofort gelöst werden. Aber es macht einen Unterschied, ob etwas völlig im Verborgenen bleibt oder ob ich weiß: Da ist gerade etwas.
Einfache Check-in-Methoden für Teamsitzungen
Ein Check-in muss weder aufwendig noch kreativ sein. Gerade in regelmäßigen Teamsitzungen sind einfache Fragen oft die besten. Hier ein paar Ideen
Ein Wort zum Start
Eine der einfachsten Varianten:
„Mit welchem Wort kommst du heute in unsere Besprechung?“
Zum Beispiel:
konzentriert, müde, gespannt, voll, zufrieden, neugierig.
Das dauert oft nicht länger als 20 oder 30 Sekunden pro Person.
Wetter-lage
Eine weitere einfache Möglichkeit:
„Wie ist das Wetter grad bei dir?"
Zum Beispiel:
sonnig, bewölkt, Hochnebel, wechselhaft, Gewitter im Anzug oder erste Auflockerungen.
Der Vorteil dieser Frage ist, dass Menschen häufig sehr schnell ein Bild finden, das ihre aktuelle Situation gut beschreibt.
Skalierungsfrage
Skalierungsfragen eignen sich gut, wenn ein schneller Überblick gewünscht ist.
Zum Beispiel:
„Mit wie viel Energie bist du heute da – von 0 bis 10?“
oder:
„Wie voll ist dein Akku gerade?“
Auch hier reicht zunächst die Zahl. Wenn etwas auffällig ist, kann später nachgefragt werden.
Die Ampel
Besonders hilfreich bei Arbeitsbelastung:
Grün – Gelb – Rot: Wie sieht deine aktuelle Belastung aus?
Auch das geht schnell und gibt gleichzeitig einen guten Überblick darüber, wie es dem Team gerade geht.
Ein kurzer Satz
Manchmal darf es etwas offener sein:
„Was beschäftigt dich heute am meisten?“
Wichtig ist dabei eine klare Vereinbarung:
Ein Satz pro Person.
So bleibt der Check-in kurz und wird nicht bereits zur eigentlichen Teamsitzung.
Blick auf Gelungenes
Es lohnt sich, regelmäßig zurückzublicken, was gut gelaufen ist und dabei auch die kleinen Erfolge zu sehen und zu würdigen:
"Was ist seit unserem letzten Treffen gut gelaufen?"
Wichtig dabei: Check-ins abwechslungsreich gestalten!
Ein Check-in kann zur guten Gewohnheit werden. Die Frage sollte es nicht unbedingt werden.
Wenn jeden Montag dieselbe Frage gestellt wird, entsteht schnell ein Ritual, das kaum noch jemand ernst nimmt.
Deshalb lohnt es sich, die Frage an die Situation anzupassen. Es soll helfen, wahrzunehmen, was für die gemeinsame Arbeit gerade relevant ist.
Führung im Team: Nicht alles muss sofort gelöst werden
Ein wichtiger Punkt wird manchmal übersehen: Ein Check-in bedeutet nicht, dass alles, was angesprochen wird, sofort in der Gruppe bearbeitet werden muss.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise sagt:„Bei mir ist heute Rot.“ kann die Führungskraft zunächst einfach reagieren: „Danke für die Information. Lass uns nach der Besprechung kurz anschauen, was du brauchst.“
Damit passiert zweierlei: Die Person wurde wahrgenommen und ernst genommen. Und gleichzeitig bleibt die Besprechung arbeitsfähig.
Auch das gehört für mich zu guter Führung: wahrnehmen, ohne aus jedem Signal sofort ein Gruppenthema zu machen.
Check-in im Team: Warum er Teamsitzungen besser macht
Etwas ist klar: Ein Check-in kostet Zeit. Meist wenige Minuten.
Aber nicht einzuchecken kann deutlich mehr Zeit kosten.Denn fehlende Aufmerksamkeit, unausgesprochene Spannungen, falsche Interpretationen und unterschiedliche Erwartungen verschwinden nicht deshalb, weil wir sie am Beginn einer Besprechung nicht ansprechen.
Und genau darin liegt sein Wert.
Mein Name ist Manuela Nigsch. Ich bin Supervisorin, Coach und Mediatorin mit langjähriger Erfahrung in der Privatwirtschaft, sowie im Sozial- und Gesundheitsbereich.
Ich begleite Führungskräfte und Teams dabei, Zusammenarbeit bewusster zu gestalten, Kommunikation zu verbessern und auch schwierige Situationen frühzeitig wahrzunehmen und gut zu bearbeiten.
Teams sind immer im WERDEn. Gute Zusammenarbeit entsteht dort, wo Menschen nicht nur anwesend sind, sondern auch wahrgenommen und gehört werden. Ein guter Check-in kann dafür ein kleiner, aber wirkungsvoller Anfang sein.
Wenn Sie Ihre Teamkommunikation weiterentwickeln, Besprechungen wirksamer gestalten oder sich professionelle Unterstützung in Form von Supervision, Coaching oder Mediation wünschen, dann freue ich mich, von Ihnen zu hören:
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